AI-agents en workflows laten bouwen
AI-automatisering door R&B Webpromotions
Minder overtypen, sneller aanvragen verwerken en meer tijd voor je klanten. R&B Webpromotions bouwt AI-agents en workflows op maat, gekoppeld aan de software die jouw bedrijf al gebruikt.
Denk aan aanvragen registreren in je CRM, e-mails sorteren, rapportages samenstellen en concept-antwoorden voorbereiden. We beginnen met één duidelijk proces en spreken vooraf af welke stappen automatisch verlopen en waar jouw team controle houdt.
Het vraagstuk
Meer tijd voor klanten, minder handmatig werk
Overtypen, doorsturen en gegevens verzamelen kosten ongemerkt veel tijd. Met een passende workflow kunnen we een deel van dat terugkerende werk automatiseren.
Een aanvraag invoeren in het CRM. Een e-mail doorsturen. Cijfers uit verschillende systemen verzamelen. Elke handeling lijkt klein, maar samen vragen ze veel aandacht van je team.
Begin bij één terugkerend proces. We bekijken welke stappen vaste regels volgen, waar AI kan helpen en welke beslissingen bij een medewerker blijven.
Zonder automatisering
Je team voert aanvragen handmatig in en zoekt de beschikbare klantgegevens erbij.
Medewerkers sorteren berichten zelf en houden bij wie de opvolging verzorgt.
Een medewerker verzamelt cijfers uit verschillende systemen en maakt daar één rapport van.
Het team controleert handmatig welke aanvragen nog openstaan.
Met een geautomatiseerde workflow
De workflow registreert de aanvraag en vult beschikbare gegevens aan. Je medewerker controleert en beoordeelt de informatie.
Berichten worden volgens afgesproken regels ingedeeld en doorgezet. Bij twijfel volgt een menselijke beoordeling.
Gegevens worden op vaste momenten verzameld en verwerkt tot een rapport, met controles op ontbrekende informatie.
Logboeken en taken maken zichtbaar welke stappen zijn uitgevoerd en welke aandacht vragen.
Je medewerkers houden meer tijd over voor klanten, advies en werk waarbij hun ervaring het verschil maakt.
Wat wij bouwen
Wat is het verschil tussen een AI-agent en een workflow?
Een workflow voert vooraf ingestelde stappen uit. Een AI-agent beoordeelt informatie en kiest binnen afgesproken grenzen een vervolgstap.
Een workflow kan bijvoorbeeld een formulier ontvangen, gegevens in je CRM zetten en een taak aanmaken. Een AI-agent gebruikt een AI-model om een klantvraag te lezen, relevante informatie op te zoeken en een concept-antwoord voor te bereiden.
Informatie beoordelen en een vervolgstap voorbereiden
Een AI-agent krijgt een opdracht en toegang tot afgesproken hulpmiddelen, zoals een CRM of documentbron. Hij kan informatie zoeken en een antwoord voorbereiden.
Dit past bij wisselende input, zoals e-mails, klantvragen en documenten. We bepalen vooraf wat de agent mag doen en wanneer een medewerker beoordeelt.
Wat dit je oplevert
Jij houdt de controle: de agent bereidt voor en jouw medewerker drukt op verzenden. Zo gaat de snelheid omhoog terwijl de kwaliteit in jouw handen blijft.
Een vaste route met duidelijke regels
Een workflow voert vooraf ingestelde stappen en voorwaarden uit. Dat maakt hem geschikt voor gegevensoverdracht, administratie en terugkerende rapportages.
Ook een workflow kan een fout krijgen, bijvoorbeeld als een gekoppeld systeem niet bereikbaar is. Daarom testen we uitzonderingen en leggen we vast hoe fouten worden opgevangen.
Wat dit je oplevert
Minder handmatige stappen en een proces dat je kunt volgen en controleren. Verandert je werkwijze, dan kan de workflow daarop worden aangepast.
Vaak combineren we beide: een vaste workflow voor het proces en AI voor onderdelen waarbij tekst of context beoordeeld moet worden. Tijdens een kosteloos kennismakingsgesprek bespreken we wat bij jouw bedrijf past.
Toepassingen
Wat kun je automatiseren met AI?
Van aanvragen verwerken tot rapportages samenstellen: dit zijn voorbeelden van processen die we met AI kunnen automatiseren.
Aanvragen en leads verwerken
Registreer aanvragen automatisch, vul beschikbare klantgegevens aan en laat een concept-antwoord voorbereiden. Ook aanvragen uit je Google Ads-campagnes kunnen onderdeel zijn van deze opvolging.
E-mail sorteren en doorzetten
Laat berichten indelen op onderwerp en urgentie en doorzetten naar de juiste collega. We spreken vooraf af welke berichten extra aandacht of een menselijke beoordeling nodig hebben.
Rapportages samenstellen
Verzamel gegevens uit gekoppelde systemen en breng ze samen in een overzicht. Bij marketingrapportages kan dit aansluiten op je zoekmachineoptimalisatie. Een AI-model kan een toelichting voorbereiden die je team controleert.
Systemen met elkaar verbinden
Koppel bijvoorbeeld je webshop, CRM en projectbord, zodat gegevens automatisch worden overgedragen. Welke koppelingen mogelijk zijn, hangt af van de toegang en mogelijkheden van jouw software.
Content voorbereiden
Laat opzetten, productteksten en controles voorbereiden als onderdeel van je contentmarketing. Je team beoordeelt de inhoud voordat deze wordt gepubliceerd.
Een assistent die jouw documenten kent
Laat medewerkers vragen stellen over handleidingen, procedures en andere toegankelijke bedrijfsdocumenten. Met verwijzingen naar de gebruikte bronnen kunnen zij antwoorden controleren.
Welk terugkerend werk kost jouw team de meeste tijd? We bekijken samen of automatisering daarvoor geschikt is en welke controles nodig zijn.
De techniek
Op maat gebouwd, gekoppeld aan jouw bestaande software
Wij verbinden jouw processen en de software die je al gebruikt in één workflow. Van elke stap is vastgelegd wat er gebeurt.
Per stap leggen wij vast welke gegevens binnenkomen en wat eruit gaat. Dat helpt bij het testen, beheren en onderzoeken van fouten. We kiezen per onderdeel de koppeling en het AI-model die bij de taak passen.
Een oplossing die kan meegroeien. De workflow kan worden uitgebreid of door een andere beheerder worden overgenomen, volgens de afspraken over toegang, eigendom en documentatie.
ChatGPTSterk in schrijven, samenvatten en het voeren van een gesprek. Wij zetten dit model in voor concept-antwoorden, teksten en alles waarbij de formulering telt.
Google GeminiWerkt goed met omvangrijke documenten en met beeld. Handig wanneer een workflow hele handleidingen, contracten of scans moet doornemen.
Google WorkspaceSheets, Drive, Agenda en Gmail vormen bij veel bedrijven de werkvloer. Wij gebruiken ze als vaste schakels in de workflow, zodat je in je eigen omgeving blijft werken.
Koppelingen die wij regelmatig leggen
Jij blijft eigenaar van het resultaat. De workflows draaien op jouw omgeving of op die van ons, wat we vooraf met elkaar afspreken. Wordt de samenwerking beëindigd, dan gaat het gebouwde werk gewoon met je mee, inclusief de documentatie die erbij hoort.
Onze aanpak
Klein beginnen, aantonen dat het werkt, daarna uitbreiden
We beginnen met één afgebakend proces. Zo kun je de resultaten beoordelen voordat je meer onderdelen laat automatiseren.
Samen bepalen we wat de workflow moet doen, welke gegevens nodig zijn en wanneer een medewerker controleert. Daarna bouwen en testen we de oplossing met voorbeelden uit jouw praktijk.
Kennismaking en inventarisatie
Wij lopen jouw proces met je door en zoeken de plek op waar de meeste tijd en de meeste fouten ontstaan. Daar zit jouw snelste winst, en daar beginnen we.
Dit gesprek is kosteloos en verplicht je tot niets. We bespreken waar tijdwinst mogelijk is.
Voorstel met een duidelijke inschatting
Je ontvangt op papier wat wij gaan bouwen, wat het oplevert en hoeveel uur wij daarvoor verwachten nodig te hebben, uitgesplitst per onderdeel.
Daarin staat ook wat wij van jouw kant nodig hebben: toegang tot systemen, voorbeelden uit de praktijk en iemand die de vragen over het proces kan beantwoorden.
Bouwen en testen
Wij bouwen de workflow en testen die op werkelijke voorbeelden uit jouw praktijk, juist ook op de gevallen waarin iets misgaat of ontbreekt.
De eerste periode loopt de workflow mee naast de bestaande werkwijze. Zo kun je de uitkomsten vergelijken voordat de workflow het proces overneemt.
Live, bewaken en uitbreiden
Bij afgesproken beheer controleren we of alles blijft draaien en welke situaties aandacht vragen.
Verandert er iets in jouw proces of in een gekoppeld systeem, dan passen wij de workflow daarop aan. Ook een volgend onderdeel automatiseren kan dan in hetzelfde tempo.
Een eerste afgebakende workflow kan doorgaans binnen enkele weken draaien. De planning hangt af van de koppelingen, uitzonderingen en beschikbare toegang tot systemen.
De investering
Wat kost een AI-agent laten bouwen?
We werken op uurbasis. Je ontvangt vooraf een inschatting van het werk, uitgesplitst per onderdeel.
De kosten hangen af van het proces, het aantal koppelingen en de controles die nodig zijn. Na het kennismakingsgesprek ontvang je een voorstel met de verwachte uren en eventuele kosten voor externe diensten.
Vooraf duidelijk waar je aan begint
Na het kennismakingsgesprek weten wij wat er nodig is en ontvang je een voorstel waarin per onderdeel staat hoeveel uur wij verwachten nodig te hebben. Je ziet dus niet één bedrag onderaan, maar waar die uren aan opgaan.
Blijkt gaandeweg dat een onderdeel meer tijd vraagt, bijvoorbeeld omdat een koppeling lastiger ligt dan verwacht, dan hoor je dat voordat wij verder gaan. Nooit achteraf op de factuur.
Geen abonnement dat je half gebruikt
Voor het bouwwerk zelf ga je geen langlopende verplichting aan: je betaalt voor het werk dat wordt opgeleverd. Daarmee blijft de keuze om door te gaan elke keer opnieuw aan jou.
Beheer en doorontwikkeling zijn optioneel en verlopen eveneens op uurbasis, zodat je die alleen afneemt zolang je er behoefte aan hebt. Veel klanten starten met één workflow en bouwen van daaruit stap voor stap verder.
Wat er nog meer bij komt kijken
Kosten van externe diensten benoemen wij apart in het voorstel. Denk aan het verbruik van een AI-model, dat afhankelijk van de aanbieder en het gebruik wordt afgerekend, of aan de licentie van een pakket waarmee we koppelen.
Zo blijft zichtbaar welk deel naar ons gaat en welk deel naar derden, en kun je die doorlopende kosten meewegen in je besluit.
Veelgestelde vragen
Vragen over AI-agents en automatisering
Onderstaande vragen krijgen wij het vaakst tijdens een eerste gesprek. Staat jouw vraag er niet bij, stel hem dan gerust.
Is mijn bedrijf niet te klein voor AI-automatisering?
Dat is zelden het geval. Juist bij kleinere teams is de winst groot, omdat dezelfde persoon daar meerdere rollen vervult en het administratieve werk er simpelweg bij doet.
Een workflow die per week enkele uren wegneemt, weegt bij vijf medewerkers vaak zwaarder dan bij vijftig. Waar het werkelijk om gaat is niet de omvang van je bedrijf, maar of het werk zich herhaalt.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Daar houden wij bij het ontwerp rekening mee. Bij alles wat naar buiten gaat of geld kost, bouwen wij standaard een controlemoment in: de AI bereidt voor en een medewerker geeft akkoord. In die opzet is een fout hooguit een concept dat wordt aangepast.
Blijkt een stap in de praktijk maandenlang betrouwbaar te verlopen, dan kan die controle eruit. Dat is jouw afweging en niet de onze, en je kunt er altijd op terugkomen.
Wat gebeurt er met onze bedrijfsgegevens?
Vooraf spreken wij af welke gegevens de workflow mag inzien en waar die terechtkomen. In veel gevallen blijkt dat een agent maar een klein deel van je gegevens nodig heeft om zijn werk te doen, en dan beperken we de toegang daartoe.
Waar het om gevoelige informatie gaat, kiezen wij voor verwerking binnen de Europese Unie of voor oplossingen waarbij gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen. Die afspraken leggen wij vast in het voorstel.
Hoe lang duurt het voordat er iets draait?
Een eerste, duidelijk afgebakende workflow staat doorgaans binnen enkele weken live. Naarmate er meer systemen gekoppeld moeten worden en jouw proces meer uitzonderingen kent, neemt de doorlooptijd toe.
De grootste vertraging zit in de praktijk zelden in het bouwen, maar in het verkrijgen van toegang tot systemen. Daar houden wij in de planning rekening mee.
Moeten wij zelf verstand hebben van AI of automatisering?
Nee, geen enkel verstand van nodig. Wij bouwen het, wij beheren het, en jij ziet alleen het resultaat: het werk is gedaan.
Wat als ons proces later verandert?
Dat gebeurt vrijwel altijd, en daar is een workflow ook op gebouwd. Omdat elke stap afzonderlijk is vastgelegd, is een aanpassing meestal een kwestie van één stap wijzigen in plaats van opnieuw beginnen.
Wij houden na oplevering in de gaten of de workflow blijft draaien. Verandert er iets in een gekoppeld systeem, dan merken wij dat vaak eerder dan jij.
Kan AI-automatisering gecombineerd worden met jullie andere diensten?
Ja, en in de praktijk gebeurt dat vaak. Denk aan automatisch samengestelde SEO-rapportages, contentproductie die aansluit op een lopende linkbuildingcampagne, of opvolging van leads die uit je Google Ads-campagnes binnenkomen.
Omdat wij die kanalen zelf beheren, weten wij welke gegevens beschikbaar zijn en kunnen we de automatisering daar direct op aansluiten.
Vrijblijvend en zonder verplichting
Klaar om die uren terug te winnen in jouw organisatie?
Beschrijf kort welk werk op dit moment de meeste tijd kost. Wij laten zien wat daarvan te automatiseren is, wat het je oplevert en sturen een voorstel waarin per onderdeel staat hoeveel uur wij verwachten nodig te hebben. Je hoort binnen één werkdag van ons, en het kost je niets.